L’Association des propriétaires et administrateurs d’immeubles du Canada inc. (“nous”, “notre”, “nos” ou “BOMA”) s’engage à protéger les renseignements personnels de ses membres, partenaires, participants aux programmes et autres parties prenantes. La présente politique de confidentialité s’applique à notre collecte, à notre utilisation et à notre communication de vos renseignements personnels lorsque vous accédez à nos sites Web, applications mobiles, portails, outils, évaluations et programmes, ainsi qu’aux services connexes que BOMA possède, exploite ou fournit, ou qui sont fournis en son nom, y compris, sans s’y limiter, bomacanada.ca, bomabest.org, bomabestfieldguide.org, bomabesthub.com, bomaenspire.ca, bomex.ca, BOMA BEST, l’évaluation des risques BOMA BEST, le programme de certification BOMA BEST, le BOMA BEST Hub, le portail BOMA Enspire et le service de mise à jour par courriel de BOMA Canada (collectivement, les “Services”).

La présente politique de confidentialité a été élaborée afin d’assurer la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques fédérale (“LPRPDE”), ainsi qu’aux lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée, notamment la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique, la Personal Information Protection Act de l’Alberta, et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et les modifications connexes apportées par la Loi 25, telles qu’elles peuvent être modifiées de temps à autre (collectivement, les “Lois applicables en matière de protection de la vie privée”).

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel désigne tout renseignement factuel ou subjectif, sous quelque forme que ce soit, consigné ou non, qui, seul ou combiné à d’autres renseignements, permet d’identifier une personne. Cela comprend des renseignements tels que le nom d’une personne, son adresse postale, son adresse courriel, les renseignements relatifs à sa carte de crédit, les numéros d’identification délivrés par un gouvernement et des renseignements similaires.

Les renseignements personnels n’incluent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone professionnel d’un employé d’une organisation, ni les renseignements qui ne peuvent être attribués à une personne identifiable, comme les renseignements dépersonnalisés.

Consentement

En accédant aux Services ou en les utilisant, vous consentez à la présente politique de confidentialité ainsi qu’à notre collecte, à notre utilisation et à notre communication de vos renseignements personnels de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas les modalités de la présente politique de confidentialité ou la façon dont nous collectons, utilisons, communiquons ou traitons autrement vos renseignements personnels comme il y est décrit, veuillez ne pas accéder aux Services ni les utiliser.

Nous obtiendrons votre consentement exprès ou implicite avant ou au moment de collecter, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels à toute fin non décrite dans la présente politique de confidentialité, sauf si la loi l’exige ou le permet autrement.

Vous pouvez toujours refuser de fournir vos renseignements personnels; toutefois, un tel refus peut vous empêcher d’utiliser les Services ou de recevoir des réponses à vos demandes.

Vous pouvez également retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Si vous retirez votre consentement, nous vous informerons des conséquences probables de ce retrait, lesquelles peuvent comprendre une incidence sur notre capacité à vous fournir tout ou partie des Services.

Pour les résidents du Québec, nous obtiendrons votre consentement exprès, de façon claire, libre et éclairée, pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels sensibles. Le cas échéant, le consentement sera demandé séparément des autres renseignements et en langage clair.

Responsabilité

BOMA a désigné le vice-président exécutif de BOMA comme responsable de la protection des renseignements personnels, chargé de veiller à la conformité de BOMA aux Lois applicables en matière de protection de la vie privée et à la présente politique de confidentialité. D’autres personnes au sein de BOMA peuvent être déléguées pour agir au nom du responsable de la protection des renseignements personnels ou pour assumer la responsabilité de collectes, d’utilisations et de communications occasionnelles de renseignements personnels. BOMA est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, y compris les renseignements personnels transférés à des fournisseurs de services tiers à des fins de traitement.

Collecte des renseignements personnels

Dans le cadre de votre accès aux Services ou de leur utilisation, nous pouvons collecter certains renseignements personnels décrits ci-dessous. Nous nous efforçons de respecter les principes de minimisation des données et ne collectons que les renseignements personnels nécessaires aux fins indiquées dans la présente politique de confidentialité. Nous ne collectons pas intentionnellement de renseignements personnels auprès de personnes âgées de moins de 16 ans ou n’ayant pas atteint l’âge légal de la majorité dans leur territoire de résidence.

Les types précis de renseignements personnels que nous collectons dépendent des Services que vous utilisez et comprennent ce qui suit :

• Les témoins et technologies similaires de collecte automatique de données lorsque vous visitez nos sites Web, y compris le portail BOMA Enspire et le BOMA BEST Hub et votre nom, vos coordonnées et les détails de votre demande lorsque vous communiquez avec nous en ligne ou hors ligne.

De façon générale, nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Toutefois, nous pouvons également collecter vos renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment afin de nous permettre de compléter, vérifier ou mettre à jour les renseignements personnels contenus dans nos dossiers et de mieux personnaliser les Services que nous fournissons.

Témoins et technologies similaires de collecte automatique de données

Nous utilisons des témoins et des technologies similaires de collecte automatique de données sur nos sites Web afin d’améliorer votre expérience de navigation et de vous offrir un service personnalisé.

Les témoins sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre site Web ou votre appareil mobile lorsque vous visitez un site Web. Ils sont largement utilisés pour rendre les sites Web plus efficaces et fournir des renseignements aux propriétaires de sites Web. D’autres technologies similaires de suivi automatique comprennent les pixels invisibles, les scripts intégrés et les balises d’entité.

BOMA n’utilise pas de témoins sur le BOMA BEST Hub.

Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels aux fins décrites ci-dessous. Les utilisations précises dépendent des Services avec lesquels vous interagissez.

Dans l’ensemble de nos Services, nous utilisons les renseignements personnels pour :

• Administrer notre relation avec vous, notamment en facilitant vos interactions et transactions avec nous, comme les demandes de soutien ou de services supplémentaires, ou en répondant à vos suggestions, commentaires, demandes et rétroactions concernant les Services.
• Analyser et mesurer la performance, la maintenance et les opérations des Services.
• Développer de nouveaux produits et services et créer ou améliorer des produits, des fonctionnalités et leur prestation.
• Évaluer l’intérêt du marché pour BOMA BEST et BOMA Enspire et mener des études de marché afin de mieux comprendre les préférences de nos clients.
• Vous fournir, et améliorer, des offres de marketing, des articles promotionnels ou des renseignements pertinents provenant de nous ou de tiers.
• Développer et gérer les relations avec nos partenaires commerciaux.
• Répondre aux demandes juridiquement contraignantes des organismes d’application de la loi, des autorités réglementaires ou d’autres tiers.
• Défendre, protéger ou faire valoir nos droits, y compris nos conditions d’utilisation.
• Prévenir la fraude ou sa récurrence.
• Apporter une aide en cas d’urgence et respecter la loi applicable.

Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels à toute autre fin sans votre consentement ou sauf si la loi l’exige ou le permet autrement.

Données dépersonnalisées et agrégées

Nous pouvons utiliser vos données, uniquement sur une base dépersonnalisée et agrégée avec les données d’autres utilisateurs, pour la compilation et l’analyse de tendances, de statistiques et d’autres renseignements, sans lien ni référence identifiable avec vous, et nous pouvons générer des données agrégées à partir de cette utilisation ( “Données agrégées” ).

Nous pouvons partager nos analyses fondées sur les Données agrégées avec nos partenaires commerciaux et des clients tiers. Pour éviter toute ambiguïté, nous ne distribuerons ni ne partagerons vos renseignements personnels sous une forme identifiable avec quiconque, sauf de la manière expressément décrite dans la présente politique de confidentialité.

Si vous souhaitez retirer votre consentement à ce que BOMA extraie des renseignements de vos données et génère des Données agrégées, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Vous reconnaissez toutefois que le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur notre capacité à effectuer certaines évaluations ou à fournir certains Services et que nous pouvons, à notre discrétion, cesser d’effectuer ces évaluations. Nous traiterons votre demande de retrait dans un délai commercialement raisonnable.

Comment nous partageons ou communiquons vos renseignements personnels

Nous ne vendons, ne louons, ne partageons ni n’échangeons vos renseignements personnels avec aucun tiers à quelque fin que ce soit, sauf de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité ou lorsque la loi applicable l’exige ou le permet autrement.

Nous pouvons partager ou communiquer des renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• Aux parties prenantes du programme, y compris les membres de BOMA, les organisations partenaires et les participants au programme, lorsque cette communication est nécessaire à l’administration et à la prestation de notre programme et des Services. Dans le cadre du portail BOMA Enspire, les renseignements personnels peuvent être communiqués à Ressources naturelles Canada lorsque cela est requis pour l’administration du programme, la production de rapports et la conformité aux exigences applicables des programmes gouvernementaux.
• À nos fournisseurs de services tiers et sociétés affiliées que nous utilisons pour soutenir nos activités, y compris ceux qui nous aident relativement aux utilisations décrites dans la section Comment nous utilisons vos renseignements personnels ci-dessus.
• À d’autres parties lorsque nous avons l’obligation de communiquer vos renseignements personnels afin de nous conformer à toute ordonnance d’un tribunal, loi ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire.
• À d’autres parties afin de protéger les droits, la propriété ou la sécurité de BOMA, de ses sociétés affiliées, de nos parties prenantes du programme, de nos fournisseurs de services, de nos clients ou d’autres personnes.
• Dans l’éventualité où BOMA serait impliquée dans une opération telle qu’une fusion, un achat ou une vente d’actions, ou une vente d’actifs de BOMA auxquels se rapportent vos renseignements personnels, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec l’autre partie à cette opération et conformément à la loi applicable. La partie à laquelle vos renseignements sont transférés sera tenue d’adhérer aux mêmes pratiques de confidentialité que celles décrites dans la présente politique de confidentialité.

Transferts transfrontaliers et sécurité des données

Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à l’extérieur de la province de Québec et/ou à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis et au Mexique, aux fins de traitement et de stockage par nous ou par nos fournisseurs de services. Nous utilisons des moyens contractuels et d’autres moyens pour veiller à ce que vos renseignements personnels soient protégés lorsqu’ils se trouvent dans un territoire étranger; toutefois, vos renseignements personnels peuvent tout de même être accessibles aux organismes d’application de la loi, aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux et aux autorités de sécurité nationale de ce territoire étranger.

BOMA emploie des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la communication, le vol ou l’utilisation abusive. Ces mesures comprennent notamment la limitation de l’accès aux renseignements personnels selon le principe du besoin de savoir , l’utilisation de mots de passe et du chiffrement, le maintien de pare-feu dans le système informatique et l’entreposage des dossiers physiques dans des classeurs verrouillés. Seuls le responsable de la protection des renseignements personnels et les personnes déléguées ont accès aux renseignements personnels.

Nous nous efforçons de protéger les renseignements personnels une fois que nous les recevons; toutefois, veuillez comprendre qu’aucune transmission de données sur Internet ou sur tout autre réseau public ne peut être garantie comme étant sécurisée à 100 %. BOMA ne sera pas responsable d’une violation de la sécurité des données causée par des circonstances indépendantes de sa volonté, y compris des intrusions non autorisées dans le réseau. Si vous soupçonnez une utilisation non autorisée ou une atteinte à la sécurité de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous dès que possible.

Conservation des données

Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les fins énoncées dans la présente politique de confidentialité, sauf si une période de conservation plus longue est exigée ou permise par la loi. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, nous les effacerons, supprimerons ou détruirons de façon sécuritaire. À défaut, lorsque la loi le permet, nous pouvons dépersonnaliser ou anonymiser vos renseignements personnels, conformément aux exigences légales, le cas échéant, et les conserver indéfiniment à des fins d’étude ou de recherche ou à toute autre fin permise par la loi.

Vos droits

Vous disposez de certains droits en vertu des Lois applicables en matière de protection de la vie privée concernant vos renseignements personnels, notamment le droit de :

• retirer votre consentement à la communication ou à toute utilisation de vos renseignements personnels décrite ci-dessus. Comme expliqué ci-dessus, si vous retirez votre consentement à notre utilisation de vos renseignements personnels, vous pourriez ne plus être en mesure d’accéder à tout ou partie des Services ou de les utiliser;
• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, discuter de leur exactitude et/ou de leur exhaustivité, et faire rectifier ou corriger vos renseignements personnels;
• demander des renseignements concernant le traitement de vos renseignements personnels, y compris poser des questions sur nos politiques ou pratiques relatives à notre utilisation de fournisseurs de services et déposer une plainte concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits ou tout autre droit qui vous est accordé par les Lois applicables en matière de protection de la vie privée, vous pouvez le faire en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous. Vous pouvez également mettre à jour certains de vos renseignements personnels directement dans le BOMA BEST Hub et le portail BOMA Enspire.

Modifications à la présente politique

La date d’entrée en vigueur de la présente politique de confidentialité est indiquée au haut de cette page. Nous pouvons modifier la politique de confidentialité de temps à autre en publiant les modifications; veuillez donc revenir consulter régulièrement la présente politique de confidentialité. Nous prendrons des mesures raisonnables pour vous aviser avant de modifier les pratiques de collecte, d’utilisation ou de communication associées à vos renseignements personnels et, si la loi l’exige, obtenir votre consentement à de telles modifications.

Nous joindre

Veuillez communiquer avec nous comme suit si vous avez des questions au sujet de la présente politique de confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits en vertu des Lois applicables en matière de protection de la vie privée :

Responsable de la protection des renseignements personnels de BOMA
141, rue Adelaide Ouest, bureau 1002
Toronto (Ontario) Canada
M5H 3L5
Téléphone : (416) 214-1912
Courriel : info@bomacanada.ca

Pour votre protection, nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de vous aider à traiter votre demande, par exemple en vérifiant que les renseignements utilisés pour communiquer avec nous correspondent aux renseignements que nous avons dans nos dossiers.